1. Căn cứ pháp lý về Thành lập văn phòng đại diện Công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Luật Đầu tư số 61/2020/QH14, quy định về đầu tư nước ngoài vào Việt Nam;
- Luật Thương mại số 36/2005/QH11, quy định về hoạt động thương mại thực hiện trên lãnh thổ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Nghị định số 31/2021/NĐ-CP, được ban hành để hướng dẫn thi hành một số điều của Luật đầu tư, cung cấp các hướng dẫn chi tiết về thủ tục và điều kiện đầu tư nước ngoài;
- Nghị định số 07/2016/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết việc thực thi Luật Thương mại, quy định cụ thể về điều kiện thành lập, phạm vi hoạt động, cũng như quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh thuộc thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP đề ra các quy tắc liên quan đến quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động kinh doanh và quản lý doanh nghiệp;
- Thông tư số 03/2021/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, quy định mẫu văn bản, báo cáo liên quan đến hoạt động đầu tư trong và ngoài nước, đặc biệt là về các hoạt động đầu tư của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam;
- Thông tư 11/2016/TT-BCT ban hành các biểu mẫu cần thiết để thực hiện các thủ tục theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thống nhất quy trình đăng ký và quản lý Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.
2. Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là gì?
- Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ ở nước ngoài, được thành lập để nghiên cứu thị trường và thực hiện hoạt động xúc tiến thương mại theo quy định pháp luật;
- Căn cứ theo Điều 3 Luật Thương mại 2005, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không được trực tiếp thực hiện hoạt động sinh lợi mà chỉ đóng vai trò kết nối, nghiên cứu thị trường và hỗ trợ doanh nghiệp mẹ;
- Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài giúp doanh nghiệp có sự hiện diện hợp pháp tại Việt Nam, tạo điều kiện thuận lợi để tìm kiếm cơ hội hợp tác mà không chịu áp lực về các nghĩa vụ thuế và pháp lý như một doanh nghiệp Việt Nam.
3. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
- Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, điều kiện để thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:
+ Điều kiện về công ty nước ngoài:
• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
+ Điều kiện về văn phòng đại diện:
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
4. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện bao gồm những giấy tờ theo Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Theo đó, công ty nước ngoài cần cung cấp các tài liệu như sau:
+ Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện: theo Mẫu MĐ-1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
+ Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài: Bản sao và được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
+ Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện: Bản dịch, có chứng thực;
+ Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi công ty mẹ ở nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của công ty mẹ trong năm tài chính gần nhất;
+ Bản sao giấy tờ tùy thân của người đứng đầu Văn phòng đại diện:
-
Nếu là người Việt Nam cung cấp CCCD/Hộ chiếu bản sao công chứng;
-
Nếu là người nước ngoài nộp Hộ chiếu bản sao có công chứng.
+ Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
-
Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28, Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.
5. Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
► Theo Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam do:
- Sở Công thương tỉnh/thành phố nơi công ty dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện: đối với Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao;
- Ban Quản lý Khu Công nghệ cao và Khu Công nghiệp tỉnh/thành phố nơi công ty dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện: đối với Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
6. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
► Bước 1: Nộp Hồ sơ đăng ký thành lập
- Nội dung hồ sơ bao gồm những tài liệu đã được trình bày cụ thể bên trên. Nhà đầu tư nước ngoài có thể nộp hồ sơ theo các cách sau:
+ Trực tiếp tại cơ quan cấp phép;
+ Gửi qua bưu điện;
+ Nộp trực tuyến (nếu đủ điều kiện).
- Cơ quan tiếp nhận hồ sơ:
+ Sở Công Thương đối với văn phòng đại diện cấp tỉnh;
+ Bộ Công Thương đối với các lĩnh vực đặc thù.
► Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký
- Trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan cấp phép sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ. Nếu phát hiện sai sót hoặc thiếu sót, doanh nghiệp sẽ nhận được yêu cầu bổ sung;
- Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ các điều kiện, trong vòng 07 ngày làm việc, cơ quan cấp phép sẽ ra quyết định cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Trường hợp bị từ chối, doanh nghiệp sẽ nhận được văn bản thông báo nêu rõ lý do, giúp doanh nghiệp có cơ sở để điều chỉnh hoặc thực hiện các bước xử lý phù hợp.
► Bước 3: Gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành (nếu có)
- Trong một số trường hợp đặc biệt, cơ quan cấp phép cần tham khảo ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trước khi đưa ra quyết định. Cụ thể, việc này áp dụng khi:
+ Ngành nghề hoạt động của văn phòng đại diện chưa được quy định rõ ràng trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia;
+ Công ty mẹ có trụ sở tại quốc gia không có cam kết thương mại song phương với Việt Nam.
- Quá trình xin ý kiến này sẽ diễn ra trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi cơ quan cấp phép nhận được hồ sơ hợp lệ.
► Bước 4: Nhận kết quả của Bộ quản lý chuyên ngành (nếu có)
- Trong 05 ngày làm việc, Bộ quản lý chuyên ngành sẽ có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép. Nếu không đồng ý, cơ quan sẽ từ chối bằng văn bản giải thích rõ lý do.
► Bước 5: Cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Trong vòng 05 ngày làm việc sau khi nhận được ý kiến từ Bộ quản lý chuyên ngành (nếu có), cơ quan cấp phép sẽ ra quyết định cấp hoặc từ chối Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
- Nếu được cấp phép, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện với thời hạn 05 năm và có thể gia hạn sau khi hết hạn nếu tiếp tục đáp ứng điều kiện theo quy định;
- Trường hợp bị từ chối, doanh nghiệp sẽ nhận được văn bản thông báo nêu rõ lý do, từ đó có thể điều chỉnh hồ sơ để nộp lại hoặc thực hiện thủ tục khiếu nại nếu xét thấy cần thiết.
7. Những việc cần làm sau thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
► Sau khi được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp nước ngoài cần thực hiện một số thủ tục quan trọng để đảm bảo văn phòng hoạt động đúng quy định pháp luật Việt Nam theo nội dung sau:
- Mở tài khoản chuyên dùng cho ngoại tệ và tài khoản chuyên dùng bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam. Tài khoản này chỉ được sử dụng cho hoạt động vận hành của văn phòng đại diện, không được thực hiện giao dịch sinh lợi như kinh doanh hay đầu tư. Đồng thời, doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về quản lý ngoại hối, đặc biệt là các quy định liên quan đến chuyển tiền từ công ty mẹ ở nước ngoài vào tài khoản văn phòng đại diện để chi trả chi phí hoạt động;
- Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu). Tài liệu này phải thể hiện cụ thể các thông tin về hoạt động kinh doanh, tài chính và nhân sự trong năm. Việc nộp báo cáo đúng hạn là bắt buộc, nếu chậm trễ hoặc không thực hiện, văn phòng đại diện có thể bị xử phạt hành chính hoặc gặp khó khăn trong quá trình gia hạn giấy phép hoạt động;
- Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận đầy đủ các khoản thu, chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm đảm bảo quản lý tài chính minh bạch. Ngoài ra, mọi giao dịch phải được ghi chép rõ ràng, có chứng từ, hóa đơn hợp lệ để phục vụ công tác kế toán và quyết toán thuế;
- Xin giấy phép lao động cho nhân sự nước ngoài (nếu có), hồ sơ gồm hộ chiếu công chứng, lý lịch tư pháp, chứng chỉ chuyên môn, hợp đồng lao động (nếu có) và nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Sau khi được cấp phép, người lao động phải xin visa lao động hoặc thẻ tạm trú để làm việc hợp pháp;
- Hằng năm, Công ty mẹ ở nước ngoài cần xác nhận mức lương và thu nhập của trưởng đại diện và nhân viên văn phòng đại diện theo mẫu quy định. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm phục vụ quá trình kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân, đảm bảo tính minh bạch trong thu nhập và tuân thủ các quy định về thuế tại Việt Nam;
- Nộp thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm theo quy định hiện hành. Cần lưu ý lưu giữ tờ khai thuế, biên lai nộp thuế để phục vụ quyết toán thuế hàng năm, tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan thuế;
- Thực hiện các nghĩa vụ pháp lý về lao động, bảo hiểm, thuế và tài chính, gia hạn giấy phép trước khi hết hạn và thông báo kịp thời với Sở Công Thương khi có thay đổi về địa chỉ, nhân sự, nội dung hoạt động.
8. Một số trường hợp không được cấp phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
► Theo Điều 14 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, cơ quan cấp phép có thể từ chối cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong các trường hợp sau:
• Không đáp ứng điều kiện theo quy định: Nếu thương nhân nước ngoài không thỏa mãn các điều kiện tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, như chưa hoạt động đủ 01 năm, hoặc không có giấy phép kinh doanh hợp lệ tại quốc gia sở tại;
• Bị thu hồi giấy phép trong vòng 02 năm: Nếu doanh nghiệp từng bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong 02 năm gần nhất, thì không thể xin cấp phép mới;
• Lý do quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội: Nếu ngành nghề hoặc hoạt động của văn phòng đại diện ảnh hưởng đến quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội, đạo đức, sức khỏe cộng đồng, việc cấp phép có thể bị từ chối.
FAQs – Những câu hỏi thường gặp về cấp phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
1. Những trường hợp nào thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện?
- Các trường hợp phải điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm: (i) thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài; (ii) thay đổi người đứng đầu Văn phòng đại diện; (iii) thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện; (iv) thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện; và (v) thay đổi địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện trong phạm vi cùng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực quản lý của cùng một Ban quản lý;
- Thời hạn thực hiện thủ tục điều chỉnh là 60 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thay đổi; trường hợp vi phạm có thể bị xử phạt từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng;
- Ngoài ra, trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi thông tin trên Giấy phép, Văn phòng đại diện phải thông báo với cơ quan thuế; nếu không thực hiện, có thể bị xử phạt từ 700.000 đồng đến 2.000.000 đồng.
2. Cần lưu ý gì khi ký kết hợp đồng thuê địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện?
- Việc đặt trụ sở văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cần tuân theo một số yêu cầu nhất định, bao gồm:
+ Địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải đặt ở khu vực có chức năng văn phòng và phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động với các điều kiện khác theo quy định của pháp luật;
+ Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.
(Cơ sở pháp lý: Điều 10, Điều 28, Nghị định 07/2016/NĐ-CP)
3. Văn phòng đại diện có mã số thuế không?
- Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam không có hoạt động kinh doanh và không phát sinh thu nhập từ hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, văn phòng đại diện là tổ chức trả thu nhập chịu thuế, do đó bắt buộc phải đăng ký thuế để được cấp mã số thuế nộp thay theo quy định của pháp luật;
- Văn phòng đại diện sử dụng mã số thuế nộp thay để khấu trừ, nộp thay thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân làm việc tại Văn phòng đại diện. Bên cạnh đó, văn phòng đại diện có thể sử dụng mã số thuế nộp thay để khấu trừ, nộp thuế thay cho nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài (nếu có).
(Cơ sở pháp lý: Điều 27 Nghị định số 65/2013/NĐ-CP; Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC; Điều 4 Thông tư số 105/2020/TT-BTC)
4. Văn phòng đại diện có con dấu không?
- Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được quyền có con dấu mang tên mình theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Để được cấp con dấu, Văn phòng đại diện cần thực hiện thủ tục đăng ký tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.
(Cơ sở pháp lý: Điều 17 Luật Thương mại; Điều 2, Điều 10, Điều 12, Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP)
5. Văn phòng đại diện có cần mở tài khoản ngân hàng không?
- Do không phải là một pháp nhân, nên văn phòng đại diện không thể trực tiếp mở tài khoản ngân hàng. Tài khoản ngân hàng được mở về bản chất là tài khoản của công ty mẹ mở tại Việt Nam và uỷ quyền cho văn phòng đại diện sử dụng. Do đó, thủ tục mở tài khoản ngân hàng cho văn phòng đại diện sẽ phức tạp hơn so với việc mở tài khoản của một công ty thành lập tại Việt Nam;
- Mặc dù vậy, việc mở tài khoản ngân hàng để văn phòng đại diện sử dụng là cần thiết. Vì trong quá trình hoạt động, văn phòng đại diện sẽ cần thanh toán các khoản như lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân cho người lao động, chi phí thuê văn phòng, chi phí cho các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của văn phòng đại diện, và các chi phí liên quan khác. Việc thanh toán trực tiếp các chi phí từ nước ngoài vào Việt Nam có thể gặp nhiều rủi ro liên quan đến quy định về ngoại hối. Do đó, việc có một tài khoản ngân hàng sẽ thuận tiện cho văn phòng đại diện chi trả các chi phí phát sinh cho hoạt động của mình.
(Cơ sở pháp lý: Điều 17 Luật Thương mại 2005; Thông tư số 02/2019/TT-NHNN)
6. Trưởng Văn phòng đại diện có phải có mặt ở Việt Nam không?
- Pháp luật Việt Nam không bắt buộc trưởng văn phòng đại diện phải có mặt tại Việt Nam. Tuy nhiên, trưởng văn phòng đại diện nếu không có mặt ở Việt Nam thì phải uỷ quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của trưởng Văn phòng đại diện;
- Trường hợp trưởng Văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không uỷ quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ, thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm trưởng Văn phòng đại diện.
(Cơ sở pháp lý: Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP)
Liên hệ tư vấn Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài của Luật Hoàng Minh
- Luật Hoàng Minh cung cấp dịch vụ tư vấn và thực hiện thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam theo định hướng chuyên sâu, chuẩn mực và hiệu quả, hỗ trợ doanh nghiệp rà soát điều kiện pháp lý, lựa chọn phương án triển khai phù hợp và bảo đảm việc thiết lập hiện diện thương mại được thực hiện hợp pháp, ổn định ngay từ giai đoạn đầu.
- Chúng tôi hỗ trợ toàn diện từ việc tiếp nhận và kiểm tra thông tin do khách hàng cung cấp, tư vấn các quy định pháp lý liên quan đến việc thành lập Văn phòng đại diện, đến soạn thảo, hoàn thiện và nộp hồ sơ theo đúng quy định pháp luật; đồng thời đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan có thẩm quyền nhằm bảo đảm hồ sơ được xử lý nhanh chóng, chuẩn xác và đúng định hướng.
- Bên cạnh đó, Luật Hoàng Minh còn đại diện doanh nghiệp thực hiện các thủ tục liên quan sau cấp phép như khắc dấu cho Văn phòng đại diện, hoàn tất thủ tục đăng ký và nhận Thông báo mã số thuế; đồng thời tư vấn các nghĩa vụ pháp lý cần thiết ngay sau khi đi vào hoạt động. Không dừng lại ở giai đoạn thành lập, chúng tôi tiếp tục đồng hành tư vấn xuyên suốt về các vấn đề pháp lý, kế toán – thuế phát sinh trong quá trình vận hành Văn phòng đại diện, góp phần giúp doanh nghiệp duy trì trạng thái tuân thủ, kiểm soát rủi ro và vận hành hiệu quả trong dài hạn.
- Với đội ngũ luật sư và chuyên viên giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp pháp lý tinh gọn, chuẩn xác và có tính dự báo, giúp tối ưu hóa thời gian triển khai, bảo đảm tính tuân thủ và nâng cao hiệu quả hiện diện của thương nhân nước ngoài tại thị trường Việt Nam.
